Les trois commandements de toute nouvelle incorporation

Ouvrir une nouvelle incorporation (la fameuse INC) est une décision importante   dans la vie de tout entrepreneur. C’est une   décision stratégique afin d’annoncer que   l’entrepreneur est prêt à passer à un autre   niveau de gestion.

Pourquoi à un autre niveau? Parce que gérer une entreprise individuelle ou une SENC (société en nom collectif) n’est pas la même chose que gérer une INC. La gestion de cette dernière nécessite beaucoup plus d’effort et de soutien administratif.

Par exemple, le fait que la INC détienne une personnalité morale différente de celle de ses fondateurs/actionnaires, fait en sorte qu’une déclaration d’impôt pour elle doit être faite séparément de celle de ses actionnaires (propriétaires). Nous pouvons même choisir une date de fin d’année fiscale différente du 31 décembre selon les besoins fiscaux de la compagnie et/ou de ses actionnaires.

Précisément, oui une INC nécessite plus de soutien administratif qu’une entreprise individuelle en revanche, elle offre beaucoup plus d’avantages, surtout au niveau fiscal et au niveau de la responsabilité des actionnaires. Ainsi, un actionnaire n’est aucunement responsable des dettes de la compagnie, sauf s’il signe par exemple un cautionnement personnel. Par contre, en tant qu’administrateur il sera responsable personnellement des fautes graves/lourdes de la gestion, notamment la fraude, le non-paiement des TPS/TVQ, le non-paiement des salaires des employés jusqu’à concurrence de six mois de salaire et autres.

Ceci étant dit, lors de la constitution d’une INC, il faut que tout nouveau propriétaire suive les trois commandements suivants :

• Dans les trois mois suivant la fin de l’année fiscale de chaque année, le conseil d’administration, qu’il soit composé d’un ou plusieurs administrateurs, a l’obligation de convoquer l’/les actionnaire(s) (surtout votants) et ce même si les administrateurs et les actionnaires sont les mêmes personnes, pour une assemblée générale annuelle des actionnaires (AGA) afin d’entre autres; approuver les états financiers de la compagnie (s’ils sont disponibles), nommer ou destituer des administrateurs, nommer un vérificateur ou prendre toute autre décision qui nécessite l’approbation des actionnaires. Exceptionnellement, le conseil d’administration peut, lors de la fin de la première année fiscale, exécuter cette obligation dans les six mois suivant la fin de cette année. Par contre, nous recommandons de respecter le délai de trois mois dès la première année afin de s’y habituer.

• Pour toute décision au niveau du conseil d’administration, il faut qu’elle soit écrite sous la forme d’une résolution du conseil d’administration. Celle-ci n’est pas une obligation légale, mais afin d’assurer une bonne gouvernance c’est toujours mieux de le faire de cette façon.

• Lors de l’ouverture d’un compte bancaire suite à l’incorporation surtout si c’est une compagnie à charte fédérale, il faut absolument mettre dans le compte le prix de souscription des actions et ne plus y toucher. Par exemple, si on a souscrit à 100 actions A à 1$/action, il faut mettre dans le compte 100$.

Finalement, un conseil pratique pour ceux qui s’inscrivent aux TPS/TVQ avec une fréquence de déclaration annuelle, afin de ne pas se ramasser à la fin de l’année avec un montant à verser au gouvernement qu’on n’a pas, ouvrez un saving account pour la compagnie et déposer les taxes chargées aux clients dans ce compte périodiquement (chaque semaine, chaque mois, chaque trois mois, etc.), comme ça vous arrivez à la fin d’année prêts pour transférer ces sommes aux autorités fiscales sans aucun souci ou surprise.

Pour toute autre question, n’hésiter pas à nous contacter chez Droit Légal, notre équipe de droit corporatif sera toujours là pour vous aider.

Me William Korbatly,
Avocat, médiateur et arbitre accrédité en matières civiles et commerciales.